Как организовать надёжное хранение данных в офисе

Представьте, что в один день ваш офис теряет доступ ко всем важным файлам — договорам, бухгалтерским отчётам, клиентской базе. Причины бывают разные: сбой серверов, вирусная атака, ошибка сотрудника. Восстановление данных занимает недели, а иногда и вовсе невозможно. Но что, если есть способ защитить их от любых угроз? Достаточно организовать хранение информации правильно, и утрата файлов перестанет быть катастрофой. Как это сделать? Давайте разберёмся.

Разделение данных по важности

Перед выбором способов хранения следует классифицировать файлы. Это помогает определить, какие требуют максимальной защиты, а какие можно хранить менее строго.

• Критически важные — финансовая отчётность, персональные данные клиентов, внутренние документы компании. Их защищают шифрованием, многоуровневым доступом, резервными копиями.
• Рабочие документы — проекты, договоры, отчёты. Для них подходят локальные серверы либо облачные хранилища с версионностью.
• Архивные данные — старые проекты, архив бухгалтерии, устаревшие отчёты. Они редко используются, но могут потребоваться. Их размещают на внешних жёстких дисках, NAS-серверах либо облачных сервисах.

Чёткое разделение позволяет выбрать метод хранения, минимизируя риски утраты.

Локальное хранение: серверы и NAS

Использование серверов либо сетевых хранилищ остаётся надёжным способом управления корпоративными данными. Такой подход позволяет хранить файлы внутри компании, контролировать доступ, снижать зависимость от сторонних сервисов.

Для организаций подойдут:

• Серверы — подойдут крупным компаниям с большим объёмом данных. Популярные модели: РДЦ серверы, Depo, Kraftway.
• NAS-хранилища — идеальны для малого, среднего бизнеса. Варианты: НАГ, Рикор, Тайле.
• RAID-массивы — обеспечивают отказоустойчивость. RAID 1 дублирует информацию на нескольких дисках, RAID 5 сочетает скорость, защиту, RAID 10 — баланс между производительностью, надёжностью.

Использование локального хранилища требует периодического технического обслуживания: обновления дисков, проверки на сбои, резервного копирования.

Облачные технологии и безопасность

Современные решения для работы в облаке позволяют не только хранить файлы, но и обеспечивать удобный доступ к бизнес-приложениям. Одним из таких решений является 1С в облаке, которое даёт возможность работать с бухгалтерией, торговыми системами и управленческим учётом без необходимости устанавливать программу на локальные компьютеры.

Облачные хранилища позволяют получить доступ к данным из любой точки мира, упрощают совместную работу сотрудников, защищают файлы от физических повреждений серверов. Однако требуют дополнительной защиты.

Популярные облачные сервисы:

• Яндекс.Диск — серверы расположены в России, что соответствует требованиям локального законодательства.
• Облако Mail.ru — надёжное хранилище для бизнеса с шифрованием данных.
• МойОфис Облако — российская альтернатива зарубежным сервисам.

При использовании облачных сервисов необходимо следить за настройками доступа, шифровать данные перед загрузкой. Это снижает риски утечек при компрометации аккаунтов сотрудников.

Организация резервного копирования

Без резервного копирования надёжное хранение данных невозможно. Даже самые защищённые серверы выходят из строя, поэтому требуется дублирование информации.

Наиболее эффективная стратегия — метод 3-2-1:

• 3 копии данных.
• 2 типа носителей (локальный сервер + облако).
• 1 копия вне офиса (например, на защищённом носителе).

Для автоматического бэкапа применяют специализированные решения:

• RuBackup — российская система резервного копирования для бизнеса.
• Кибер Бэкап — инструмент для защиты данных в корпоративной среде.

Резервные копии следует регулярно проверять, чтобы избежать проблем при восстановлении.

Контроль доступа, защита данных

Одной из причин утраты либо утечки информации становится несанкционированный доступ. Чтобы предотвратить это, важно внедрить систему разграничения прав.

Лучшие методы:

• Минимизация доступа — сотрудник видит только те файлы, которые необходимы для работы.
• Двухфакторная аутентификация (2FA) — защита аккаунтов через российские решения для авторизации.
• Шифрование данных — применение КриптоПро, ViPNet, Secret Net для защиты файлов от взлома.

Настроенная система контроля доступа снижает вероятность случайного удаления файлов, их утечки.

Кибербезопасность, защита от угроз

Даже при правильной организации хранения данных компания остаётся уязвимой перед вирусами, атаками хакеров, фишинговыми схемами. Чтобы снизить риски, необходимо использовать комплексные меры защиты.

Эффективные методы:

• Антивирусное ПО — российские решения Dr.Web, Касперский Endpoint Security.
• Мониторинг сетевого трафика — выявление подозрительной активности с помощью российских решений.
• Регулярные обновления — автоматическое обновление ОС, антивирусов, ПО для устранения уязвимостей.

Дополнительно рекомендуется проводить обучение сотрудников основам кибербезопасности, чтобы они могли распознавать угрозы, не становились жертвами атак.

Вопросы и ответы